Rotina: o quão importante é ter uma!

Caso você se sinta constantemente desgastado com seu dia a dia, sempre “apagando incêndios”, ter uma rotina pré definida (por você mesmo!) pode lhe ajudar a ter mais tranquilidade e a ser mais produtivo. Relaxe que esse hábito não significa ficar amarrado com atividades pré-estabelecidas, congeladas e fixas. A rotina apenas lhe entrega uma maneira melhor de se trabalhar, colaborando no seu desenvolvimento pessoal e profissional.

É comum termos muitas ideias, vontades e sonhos, mas nem sempre conseguimos concretizar uma parcela mínima disso tudo. As desculpas são inúmeras, e a mais comum é a tão famosa “falta de tempo”. Inevitavelmente a frustração gera insatisfação com a vida e/ou com o trabalho. Quero te mostrar que é bem possível que esse sentimento tenha muito menos a ver com questões existenciais e sim com o fato de não conseguirmos nos organizar o suficiente para traçar e atingir nossas próprias metas!

Já está amplamente estudado e documentado que o corpo necessita de uma rotina para seu funcionamento ideal (dormir, comer, descansar… até as atividades fisiológicas funcionam melhor em rotina!). Da mesma forma, para trabalhar de maneira mais produtiva e fluída, sua mente precisa de tempo e calma para organizar seu pensamento lógico, reunindo elementos, cenários e decisões a tomar.

Cumprindo suas obrigações de maneira mais rotineira, sua mente “ganha” mais energia para focar no que realmente importa. Por mais que você não se considere uma pessoa ansiosa, sem um ritual é inevitável gastar energias pensando nas próximas tarefas. E nas que fará depois que terminá-las. E nas próximas. Etc! Sem esse desgaste, todo seu foco está no que você estiver fazendo.

O conforto da segurança da previsibilidade é prazeroso e útil. Só não se apegue demais à ela… Nada de extremos! É importante manter a flexibilidade para imprevistos. O uso da rotina também lhe acrescenta um treinamento para ser mais tolerante e adaptado para mudanças. Antecipar seu comportamento significa estar preparado para lidar com qualquer situação que eventualmente possa vir a acontecer.

Convencido(a)?

Apresento abaixo algumas dicas, algumas mais simples do que as outras. É importante frisar, desde o começo, que não existe solução da noite para o dia. O que constrói uma rotina é o hábito – o ato de fazer a mesma coisa todos os dias. Então não pense que uma rotina de três dias deu certo ou errado, pois é inviável incorporar um hábito de um dia para o outro.

1) Faça listas

Comece com listas. Entre nesse mundo prático simplesmente listando o que você precisa fazer. Uma boa forma de se habituar é iniciando com duas listas: uma das tarefas que precisam ser feitas pela manhã, antes de sair de casa, e outra do que precisa ser feito antes de dormir. Essas duas listinhas atacam momentos que você geralmente tem dificuldades em tomar decisões, pois está mais sonolento e/ou cansado(a).

2) Anote seus insights / ideias / lembretes

Capture tudo (TUDO!) o que você deseja lembrar depois em outro lugar que não seja na memória. Bloquinho de anotações, caderninhos ou (melhor opção… fica a dica!) softwares de produtividade (já conhece o IVUUP?). A proposta não é fazer você se sentir afogado com a quantidade de anotações, mas lhe dar a tranquilidade de saber que não está esquecendo nada. Mais uma vez, sua mente conseguirá gastar mais energia se concentrando na tarefa que está fazendo no momento, e não “ficar lembrando de algo”.

3) Anote o que você fez

Pode parecer besteira e possivelmente você não lerá novamente tudo o que escreveu todos os dias, mas esse hábito te ajuda a se auto-avaliar, verificando como onde você perde mais tempo e se o que tem feito está alinhado com suas propostas pessoais e profissionais.

4) Separe as atividades de execução das criativas

Não importa como seja o seu dia a dia: todos temos atividades de criação/produção e outras de execução. Um erro bastante comum é juntá-las no mesmo saco e tratá-las da mesma maneira. A proposta aqui é conseguir diferenciar e separar o que são tarefas simples de execução daqueles trabalhos criativos (que exigem mais de nossa capacidade e realmente nos desafia e anima).

5) Não gaste a maior parte de suas energias em atividades de execução

É realmente tentador começar o dia, quando você está totalmente disposto, eliminando grande parte da sua lista de atividades com tarefas de execução. Mas fazer isso resulta em utilizar a melhor parte do seu tempo e de sua energia com prováveis demandas de outras pessoas e trabalhos mecânicos que possivelmente nada acrescentarão nas suas metas e objetivos. Quando você finalmente terminar de executá-las (se terminar) sua energia será consideravelmente mais baixa para produzir em atividades de criação. Isso baixará seu rendimento, frustrando-o com a baixa produtividade. Para deixar mais claro: é muito melhor começar seus trabalhos escrevendo aquele relatório pendente ou criando aquela apresentação top do que se obrigar a limpar a caixa de e-mails. Certamente será melhor permitir pequenas decepções em algumas pessoas com pequenas coisas (como demorar a responder a um e-mail) do que renunciar ao seu grande potencial nas atividades criativas!

6) Tenha um ritual

Apesar de clichê, ter um ritual funciona para quem ainda tem dificuldades para implementar uma rotina. Ele faz com que sua mente se acostume a usar da máxima produtividade em trabalhos criativos, ficando cada vez mais fácil se concentrar.

7) Determinar horários fixos para começar e terminar trabalhos

Para evitar que as tarefas menos importantes ocupem mais do seu tempo que deveriam (e para evitar que você se torne um workaholic), determinar prazos de execução para suas tarefas te ajudam (inconscientemente) a focar no tempo que lhe é disponível. Só não esqueça que certamente você não conseguirá obedecer os horários estipulados com rigor, então a flexibilidade é fundamental nessa hora.

8) Mude sua programação baseando-se em sua experiência!

O processo de rotina pode (e deve!) ser iterativo, complementar e adaptativo. Isso significa que você deve sempre manter uma auto-avaliação se sua rotina está a melhor possível, buscando constantemente verificar pontos a melhorar.

Para ter sucesso com rotinas, não se esqueça nunca de utilizar coerência e flexibilidade na sua programação. A rotina deve ser feita de acordo com sua realidade, pois não adiantaria em forma alguma estabelecer hábitos que não façam sentido e que não caibam em seu tempo disponível.